ＳＮＳ問題を3部作に渡って書きました。
同窓会、ＳＮＳに面識なさすぎ問題を考える。【前編】
同窓会、ＳＮＳに面識なさすぎる問題を考える。【中編】
同窓会、ＳＮＳに面識なさすぎる問題を考える。【後編】
リツイートをして頂いた方もいらしたおかげで、他の記事同様に多くの方にご覧いただけました。
イトウ
本当にありがとうございます！
本ブログを始めてまだ一ヶ月ですが、役員向けの記事はアクセス数が伸びない傾向が見えてきました。
分かっていたことですが、閲覧対象者が限られ、万人受けがしづらい、ということだと思います。
ロマサガ同窓会のことばっかり書いていれば、アクセスは増えるかもしれません。
もしもロマンシング サ・ガをテーマに同窓会したら…【妄想同窓会シリーズ】
その証拠に。
アクセス頂いた方からの検索歴の下の方を見るとホラ。
パリイ！
どなたか存じませんが、パリイでたどり着いた方がいらっしゃるのですね…。
イトウ
これこそ知らない人は全く知らない、閲覧者を選ぶネタですが。
さて得意の脱線をしたところで、本日は某同窓会様に依頼されてお送りしたメールをご紹介します。
役員の方から依頼を受けて、簡単なメールを作るようなこともしています。
イトウ
この同窓会様は半年後に周年パーティーを開かれる予定。
同窓会開催において、一番避けなければならないのは、学校行事と重なることです。
詳細はコチラでも。
同窓会の準備期間と開催日を考える【避けた方がいい日は？】
同窓会の一番のコンテンツは参加者ご自身です。
その中でも恩師が来ると来ないとでは、参加率において大きな差が生まれます。
仲間内だけで行う場合は別ですが、規模の大きい会を開くのであれば、母校の協力は避けては通れない道です。
そんな時、母校にどんなメールを送るべきでしょうか。
本日は母校に伺いを立てる際のメール文を紹介します。
イトウ
メール例
実際にお送りしたメールはこんな感じです。
※同窓会様からは許可を頂いて掲載しています。
※自分が作ったメール文ですが…。
○○校長先生
○○先生
○○事務局長
お世話になっております。
○○同窓会の○○でございます。
さて、本日はご相談がありメールを致しました。先日の役員会にて、来る○年に○○高校が○周年を迎えると話題に上がりました。
そこで○○同窓会でも、母校である○○高校の○周年をお祝いするために、
大型同窓会の企画が持ち上がっております。
大型同窓会では、卒業生に加えて○○高校の先生方もお招きしたく存じます。
多くの先生方、卒業生が出席できること、
また○○高校の方にはご負担をかけないように
学校行事と重ならないことを心掛けます。
つきましては、下記での開催に伴いまして、
適している日程をご教示いただけないでしょうか。
○年○月○日（土）
○年○月○日（日）
○年○月○日（土）
○年○月○日（日）
会場や時間に関しましては、この後役員会にて検討を進める次第です。
その他、開催に適した日程などございましたら、
あわせてご教示いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、どうぞ宜しくお願い致します。
こんなところでしょうか。
ここからメールを送る際のポイントを、一つ一つ紐解いていきます。
宛先
事例ではこのように書きました。
○○校長先生
○○先生（担任）
○○事務局長
窓口が明確ならよいのですが、同窓会様からにお聞きすると、
「誰が同窓会の担当なのか分からない！」
という返答がよくあります。
ここでは、トップである校長（学長・理事長）と、一番親しかったゼミや担任先生に加えて、
担当が分かるようであれば事務局の責任者も追加しましょう。
特に大学組織では、先生方は講義や研究専門で、実際の準備は事務部門が行うということが多々あります。
事務局の方と関係値を作ることが同窓会をスムーズに開くコツです。
校長先生を入れたのは、主担当では当然ありませんが、お名前を入れることで、他の先生方も無碍にできなくなるからです。
同窓会はあくまで学校とは別組織。
学校の大切なステイクホルダーです。
もしアナタが同窓会長でしたら、校長先生相手でも堂々とお願いをしましょう。
書き出し
基本的に同窓会は母校とは別の団体です。
社外の方へお送りするような丁寧なメールで進めましょう。
お世話になっております。
○○同窓会の○○でございます。
さて、本日はご相談がありメールを致しました。
こんにちは！
なんて書くと、威厳もないですし、
恩師に
「こいつ、本当に社会で頑張れているのかな」
なんて思われてしまいます。
イトウ
ただあくまでメールですから、時候の句（○○の候～…）は省略しても大丈夫です。
担当直入に事務連絡を行いましょう。
依頼
イトウ
さて、本日はご相談がありメールを致しました。
先日の役員会にて、来る○年に○○高校が○周年を迎えると話題に上がりました。
そこで○○同窓会でも、母校である○○高校の○周年をお祝いするために、
大型同窓会の企画が持ち上がっております。
大型同窓会では、卒業生に加えて○○高校の先生方もお招きしたく存じます。
「役員会で」を強調し、役員全員が会の開催を望んでいることをアピール。
また、学校の先生方もお招きすることを触れておきましょう。
多くの先生方、卒業生が出席できること、
また○○高校の方にはご負担をかけないように
学校行事と重ならないことを心掛けます。
ここがポイントです。
役員が楽しく進めているつもりでも、学校側からすれば予期せぬイベントの発生となります。
ましてや土日ともなれば休日出勤が伴う可能性があります。
「ご負担をかけないように」
さらには
「学校行事と重ならないように」
と書くことで、学校側への配慮を見せます。
つきましては、下記での開催に伴いまして、
適している日程をご教示いただけないでしょうか。
○年○月○日（土）
○年○月○日（日）
○年○月○日（土）
○年○月○日（日）
会場や時間に関しましては、この後役員会にて検討を進める次第です。
候補日は3日以上書いておきましょう。
役員会であらかじめ候補日を決めておくことを忘れずに。
また、会場や時間は後回しでもよいかと思います。
まずは入学式や卒業式、運動会など、丸一日使う行事日と重ならないことが大切です。
結び
こちらもメールですから、堅苦しい挨拶は必要ありません。
丁寧にお礼を申し上げて締めくくりましょう。
その他、開催に適した日程などございましたら、
あわせてご教示いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、どうぞ宜しくお願い致します。
イトウ
まとめ
いかがでしょうか。
それではまとめです。
・宛先には現場で主担当となる方を忘れずに。
・同窓会は学校とは別組織。丁寧な文章で。
・学校行事と重ならないように、複数候補日を。
・学校側に負担をかけないよう、配慮をしっかり。
同窓会に限らず、メールを送る際は相手の立場になって書くことが大切です。
母校と言えども卒業した身。
大人の対応を見せて、心証の良いまま同窓会を開催しましょう！
イトウ
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イトウ
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