同窓会開催のためのメール例文【学校への予定確認編】

こんにちは!同窓会コンサルタントのイトウ(@dosokai_ito )です。
 
 

 

SNS問題を3部作に渡って書きました。

同窓会、SNSに面識なさすぎ問題を考える。【前編】 同窓会、SNSに面識なさすぎる問題を考える。【中編】 同窓会、SNSに面識なさすぎる問題を考える。【後編】

リツイートをして頂いた方もいらしたおかげで、他の記事同様に多くの方にご覧いただけました。

イトウ

リツイートやいいね!を頂きまして、

本当にありがとうございます!

本ブログを始めてまだ一ヶ月ですが、役員向けの記事はアクセス数が伸びない傾向が見えてきました。
分かっていたことですが、閲覧対象者が限られ、万人受けがしづらい、ということだと思います。

ロマサガ同窓会のことばっかり書いていれば、アクセスは増えるかもしれません。

もしもロマンシング サ・ガをテーマに同窓会したら…【妄想同窓会シリーズ】

その証拠に。

アクセス頂いた方からの検索歴の下の方を見るとホラ。

パリイ!

 

どなたか存じませんが、パリイでたどり着いた方がいらっしゃるのですね…。

 

イトウ

しかも「同窓会 ブログ」の上だなんて…。

これこそ知らない人は全く知らない、閲覧者を選ぶネタですが。

さて得意の脱線をしたところで、本日は某同窓会様に依頼されてお送りしたメールをご紹介します。
役員の方から依頼を受けて、簡単なメールを作るようなこともしています。

イトウ

同窓会コンサルタントですから。

この同窓会様は半年後に周年パーティーを開かれる予定。
同窓会開催において、一番避けなければならないのは、学校行事と重なることです。

詳細はコチラでも。

同窓会の準備期間と開催日を考える【避けた方がいい日は?】

同窓会の一番のコンテンツは参加者ご自身です。

その中でも恩師が来ると来ないとでは、参加率において大きな差が生まれます。

仲間内だけで行う場合は別ですが、規模の大きい会を開くのであれば、母校の協力は避けては通れない道です。
そんな時、母校にどんなメールを送るべきでしょうか。

本日は母校に伺いを立てる際のメール文を紹介します。

イトウ

以下、丸パクリOKです!

 

メール例

実際にお送りしたメールはこんな感じです。

※同窓会様からは許可を頂いて掲載しています。

※自分が作ったメール文ですが…。

 

○○校長先生
○○先生
○○事務局長
お世話になっております。

○○同窓会の○○でございます。

さて、本日はご相談がありメールを致しました。先日の役員会にて、来る○年に○○高校が○周年を迎えると話題に上がりました。

そこで○○同窓会でも、母校である○○高校の○周年をお祝いするために、
大型同窓会の企画が持ち上がっております。

大型同窓会では、卒業生に加えて○○高校の先生方もお招きしたく存じます。

多くの先生方、卒業生が出席できること、
また○○高校の方にはご負担をかけないように
学校行事と重ならないことを心掛けます。
 

つきましては、下記での開催に伴いまして、
適している日程をご教示いただけないでしょうか。

 

○年○月○日(土)
○年○月○日(日)
○年○月○日(土)
○年○月○日(日)

 

 

会場や時間に関しましては、この後役員会にて検討を進める次第です。

 

その他、開催に適した日程などございましたら、
あわせてご教示いただけますと幸いです。

 

お手数をおかけいたしますが、どうぞ宜しくお願い致します。

こんなところでしょうか。
ここからメールを送る際のポイントを、一つ一つ紐解いていきます。

宛先

事例ではこのように書きました。

○○校長先生
○○先生(担任)
○○事務局長

窓口が明確ならよいのですが、同窓会様からにお聞きすると、

「誰が同窓会の担当なのか分からない!」

という返答がよくあります。

ここでは、トップである校長(学長・理事長)と、一番親しかったゼミや担任先生に加えて、
担当が分かるようであれば事務局の責任者も追加しましょう。

特に大学組織では、先生方は講義や研究専門で、実際の準備は事務部門が行うということが多々あります。

事務局の方と関係値を作ることが同窓会をスムーズに開くコツです。

校長先生を入れたのは、主担当では当然ありませんが、お名前を入れることで、他の先生方も無碍にできなくなるからです。

同窓会はあくまで学校とは別組織。
学校の大切なステイクホルダーです。

もしアナタが同窓会長でしたら、校長先生相手でも堂々とお願いをしましょう。

 

書き出し

基本的に同窓会は母校とは別の団体です。

社外の方へお送りするような丁寧なメールで進めましょう。

お世話になっております。
○○同窓会の○○でございます。

さて、本日はご相談がありメールを致しました。

 

こんにちは!

なんて書くと、威厳もないですし、

恩師に

「こいつ、本当に社会で頑張れているのかな」

なんて思われてしまいます。

イトウ

親しき中にも礼儀あり。

ただあくまでメールですから、時候の句(○○の候~…)は省略しても大丈夫です。

担当直入に事務連絡を行いましょう。

 

依頼

イトウ

続いて依頼です。

さて、本日はご相談がありメールを致しました。

先日の役員会にて、来る○年に○○高校が○周年を迎えると話題に上がりました。

そこで○○同窓会でも、母校である○○高校の○周年をお祝いするために、
大型同窓会の企画が持ち上がっております。

 

大型同窓会では、卒業生に加えて○○高校の先生方もお招きしたく存じます。

 

「役員会で」を強調し、役員全員が会の開催を望んでいることをアピール。

また、学校の先生方もお招きすることを触れておきましょう。

 

多くの先生方、卒業生が出席できること、
また○○高校の方にはご負担をかけないように
学校行事と重ならないことを心掛けます。

ここがポイントです。

役員が楽しく進めているつもりでも、学校側からすれば予期せぬイベントの発生となります。
ましてや土日ともなれば休日出勤が伴う可能性があります。

「ご負担をかけないように」
さらには

「学校行事と重ならないように」

と書くことで、学校側への配慮を見せます。

つきましては、下記での開催に伴いまして、
適している日程をご教示いただけないでしょうか。

○年○月○日(土)
○年○月○日(日)
○年○月○日(土)
○年○月○日(日)

会場や時間に関しましては、この後役員会にて検討を進める次第です。

候補日は3日以上書いておきましょう。

役員会であらかじめ候補日を決めておくことを忘れずに。

また、会場や時間は後回しでもよいかと思います。

まずは入学式や卒業式、運動会など、丸一日使う行事日と重ならないことが大切です。

 

結び

こちらもメールですから、堅苦しい挨拶は必要ありません。

丁寧にお礼を申し上げて締めくくりましょう。

その他、開催に適した日程などございましたら、
あわせてご教示いただけますと幸いです。

 

お手数をおかけいたしますが、どうぞ宜しくお願い致します。

イトウ

教えを乞うような文末にすると、先方も返しやすいと思いますよ。

まとめ

いかがでしょうか。

それではまとめです。

・宛先には現場で主担当となる方を忘れずに。

・同窓会は学校とは別組織。丁寧な文章で。

・学校行事と重ならないように、複数候補日を。

・学校側に負担をかけないよう、配慮をしっかり。

同窓会に限らず、メールを送る際は相手の立場になって書くことが大切です。

母校と言えども卒業した身。

大人の対応を見せて、心証の良いまま同窓会を開催しましょう!

イトウ

開催日が決まればあとは突き進むするだけ!
 
■■■【イトウからのお願い】■■■
 
最後まで読んでいただき、御礼申し上げます。
このブログを「いいな」と感じていただけましたら、 下のバナーをタップ&クリックしてくださいませ!
 
にほんブログ村 教育ブログ 同窓会・OB会へ にほんブログ村
 
現在、ご覧いただいたアナタのおかげでにほんブログ村「同窓会・OB会」人気ランキング1位に!
ありがとうございます。あなた様のワンタップ&ワンクリックを心よりお待ちしております。

イトウ

清きワンタップ・ワンクリックをお願いします!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です