今日は少し冷え込みますね。
イトウ
ようやく秋めいてきたかという印象です。
秋めいてきた。
人恋しい季節になってきた。
さあ、同窓会の季節ですね。笑
いや、同窓会に季節はあまり関係ないですね…。
大切なのは、集まれる日程を考えることと、十分な準備期間を設ける事です。
必要な準備期間とは
例えば創立記念パーティーなど恩師をお呼びするような同窓会。
これら学校公認の大型同窓会を開催するのであれば、最低でも1年間の準備期間が必要となります。
というのも学校法人は1年周期で動いており、これを学事歴といいます。
学事歴には入学式、卒業式、入試日、テスト日…。
絶対に動かせない日、つまり教職員が休めない日というものがあります。
この当日及び前後だけは控えなければなりません。
よってまずは役員、幹事側で1年以降先の候補日を絞り、学校側へ依頼するところからのスタートとなります。
一方で、同期会など自分達の仲間だけで行うならどれくらいの期間が必要か。
よく頂くご質問ですが、概ね2〜4ヶ月とお伝えしております。
これより短くなると先約が決まってしまいますし、長くなると熱量が下がり、忘れられたり、ドタキャンが増えたりします。
よって先述の大型同窓会の場合でも、案内は2〜4ヶ月前にお届けできるように配慮します。
避けた方がいい日
また、それ以外にも避けた方がよい日というものもあります。
例えばお盆。都心の大学同窓会であれば地方へ帰られる方もいるでしょう。お正月も同様です。
逆に地方の学校でしたら、上記の日程は地元に帰る日だったりしますよね。
ただ当然、仕事の繁忙期が予想される日は、当然地元には帰ることができません。
よって避けた方が懸命です。もちろん都心の学校でも同様でしょう。
仕事始めの1月や4月の初旬、決算期が重なる3月末などでしょうか。
結果、通常の土日祝日がベストであったりします。
開催時間は、子育て世代（20代後半～40代）であればランチタイムを推奨します。
小さなお子さんがいらっしゃる方は、夜遅くの外出は控えていることが多いためです。
最後に私のこと
上記はあくまで参考程度にされてください。
大切なのは多くの方が、一番参加できる日時を決めることです。
事前に参加者の方に「いつなら参加できる？」と聞ける状況であれば、それをもって決定することがベターでしょう。
イトウ
同窓会の特性を見極めて日時を決めていきましょう！
さて、日頃偉そうに幹事のコツを書いておりますが、私もそろそろ自身の同窓会を開こうと思います！
似顔絵では眼鏡キャラクターですが、大学ではバスケットボール部に所属しており、下手なクセに部長を務めておりました。
と、いうことで今回は部活同窓会を企画！
この大学バスケットボール部に少しでも所属した事を参加者条件にするつもりです。
4年間やり通した、だと脱落者が増える気がますので。笑
早速に同期に連絡。
約束を取り付け、年明けの開催を予定しております。
場所はどうしようかなー…。
どうやったら人が集まるかなー…。
企画はどうしようかなー…。
この幹事間で勝手に盛り上がってるのが、幸せなのです。
こちらはまた別カテゴリーを設けて進捗の報告を行っていく予定です。
イトウ
引き続きよろしくお願い申し上げます！
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