忘年会や新年会、同窓会の遅刻者を減らす方法3選!【幹事スーパーテクニック】

こんにちは!同窓会コンサルタントのイトウ(@dosokai_ito )です。
 
 

先週木曜日は同窓会忘年会、金曜日はツイッターオフ会と、今週は幹事力強化月間です。

本日も飲み会幹事のテクニックを。

題して、忘年会や新年会、同窓会の遅刻者を減らす方法3選!です。

イトウ

そのまんまなタイトル…。

私が幹事職を愛しているのはもうご存知かと思います。

イトウ

え?知らない?そんなアナタはコチラ。
幹事の心得!?私が飲み会幹事を全力で挑む理由【同窓会コンサルタントのコラム】

先週のオフ会楽しかったな…。

オフ会同窓会、早く開催したいな…。

と同窓会コンサルタントらしくトリップしたところで、そろそろ本題に入りますね。

挨拶の大切さ

同窓会、忘年会、新年会、歓迎会、送別会。


いずれでも結構ですが、これらのきちっとした

○○会=飲み会

では気心の知れた友人同士ではしない儀式がございます。

そう、挨拶。

乾杯の前に必ず偉い人が一言お話されますよね。あれです。

長いお話ではありませんが、儀式のようなもの。

この挨拶を行うと会自体に「オフィシャル感」が加わります。
このオフィシャル感が友人同士の会には無いことでして、会自体に特別感を与えます。

イトウ

私はこれが大好きですが、このオフィシャル感が苦手な方がいるもの承知しております。

で、避けなければならないのが、
偉い人が話している最中に、遅刻者が入ってきてドタバタすることです。

結婚式だと、イベントの時には扉が開かない様に人が立っていることもあります。

イトウ

トイレに行っていてケーキ入刀を見損ねたことがあります。

で、敏腕(社内)営業マンだった私は、

この偉い人の挨拶をいかにスムーズに行うかを常に考えておりました。

遅刻者を減らす3つのテクニック

そうです。

遅刻者がいなければいいのです。
ではそのために幹事ができることをあげていきましょう。

リマインドメッセージ

リマインドは「思い出させる」といった意味でしょうか。

remindを語源とするビジネス用語です。
再確認という意味も含みます。

リマインドメッセージ(メール)=思い出させるためのメッセージ(メール)です。

先輩から

会議のリマインドしておいて

って言われたら、

俺、会議自体忘れるかもしれないから、日時や概要を近くなったらもう一回言っといて

というニュアンスですね。

イトウ

イトウ社内営業辞書(通称:社畜辞書)より。

これは少なからず効果があります。
今回のオフ会でも、こんなシーンが。

※ツイッターで知り合ったウホスさんと仲間達。アイコン隠そうかと思いましたが、ウホウホ言っててまるで無意味なので、このまま掲載(許可貰っています)。

そうなんです。人数が多くなれば、お店を間違える人も出てくる可能性が高くなります。

会が始まる2~4時間前に送ると効果大です。

イトウ

早すぎるとまた忘れられるし、遅いと間に合わないというジレンマ。

駅からの道案内に写真を送る。

地図画像を送るのはもちろんですが、私レベルの社内営業マン=社畜になると、それだけでは物足りなくなります。

イトウ

もっと皆様をスムーズにお迎えしたい!


もしLINE等でグループチャットが形成されているようでしたら、
開始20~30分前に道案内を送ってみましょう。

例えばこんな感じ。

これは新橋駅で開催した小規模同窓会。
少し分かりにくい場所だったので、写真を送りました。

狭い道にある店や隠れ家風なお店ほど効果を発揮します。

今回のオフ会では、タイムラプス機能を使ってみました。

iPhoneのタイムラプス機能を用いての道案内です。

「すっごく分かりやすかったです!」という声もある一方、こんなやり取りも。

ちょっと速すぎましたかね…。

イトウ

うーん、ゆっくり歩けばよかったかな?

 

ツアーを組む

もし複数人で幹事をされていたり、時間に余裕があるのであれば

まとまって来るのも良い手です。


幹事は職場、もしくは駅前の集合所などから先に来られる方を引き連れて出発。

店の場所がわかる方が多くいるなら、

その方々へお願いして、都度参加予定者を連れてきて頂きましょう。

 

最後に

いかがでしょうか。
お店の予約だけをしてあとは飲むだけ…もいいですが、

せっかくなら「コイツやるじゃん」と思われたいですよね。

イトウ

幹事も奥が深いのです!
ぜひ、これからの忘年会、新年会、そして同窓会に活用ください!

 
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