その後壮大な計画があるのですが、それはいずれ。
イトウ
同窓会開催の流れを確認
イトウ川淳二
イトウ
経費の内訳を考える
イトウ
ぱっと見ただけでも、支出の方が項目が多いですね。
つまりは、お店に支払う飲食代が5,000円程度でも、参加費だけで賄うなら2000円ほど多くは集金する必要が出てきます。
備品やプロジェクターなどは小さい会場では使わない、持参するなど方法はあります。
それでもドタキャンや予期せぬ事態に備えて予備費は準備しておいた方が賢明です。
ホテルや専用ホールの支払いに注意
この同窓会様は内部留保金があり、卒業生への還元、という事で比較的資金には余裕があったようです。
イトウ
資金に余裕があったので、参加費を「気持ち頂く程度」に設定しており、収入にさほど影響はありませんでした。
※当初からこのような収入を度外視して、一人でも多くの方に同窓会に来ていただく、という目的で進めていらしたので、会自体は大成功です。
こちらの同窓会様は余裕があったからよかったものの、当初から参加費を目当てに企画を進めていたら大変なことになっています。
大型パーティーを行う為には、まず資金の確保が前提となります。
今回のように来場者は当日になってみないと分かりませんから、当日参加費を集めることはリスクが伴います。
とはいえ、事前支払い制にすると、面倒に思う方もおり、参加者は減る傾向にあります。
参加費の設定と、集金方法はバランスが一番大切なのです。
イトウ
居酒屋や小規模なお店で行う場合
上記は数百名以上の規模で行う場合の話ですが、同窓会の多くはクラスや学年単位で開催されます。
ボリュームゾーンでいえば20名～50名といったところでしょうか。
これくらいの規模であれば、対応できる居酒屋や飲食店は多々あります。
貸切ってもいいですし、リーズナブルに収めるなら、お座敷の居酒屋でも結構です。
この場合はドタキャンであっても、お料理代のみ請求されるケースが多いです。
事前にキャンセル料の確認をしておきましょう。
居酒屋なら、
お料理代＋飲み物代（飲み放題）
と分かれているケースが多く、この場合キャンセルとなって払うのは食事代だけとなります。
3,500円のコースでしたら、2,500円が料理代、1,000円が飲み物代といったところでしょうか。
ドタキャンでの予備費を少なく見積もれるので、会費自体も少なめで徴収することができます。
参加率を上げるためにもできる限り参加費を低くしたいものです。
最後に
いかがでしょうか。
予算の簡単な考え方を書かせていただきました。
本日のまとめは以下の通り。
・会費は飲食代に加えて、予備費を考慮し、1000～2000円多く回収する
・ホテルや専門ホールでは支払い形式に注意する
・居酒屋で行う際には、キャンセルの内訳を確認する
この3点にまず注意して、ＳＴＥＰ３、日時の決定に進みましょう！
同窓会の準備期間と開催日を考える【避けた方がいい日は？】
会費は可能な限り低く設定することで、参加者が増えていきますから、適切な価格設定を心掛けましょう！
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