同窓会を開催する際の経費を考える【ホテル・居酒屋編】

こんにちは!同窓会コンサルタントのイトウ(@dosokai_ito )です。
 
 
ブログを書き始めたのが10/2。
昨日までの投稿数が22。
一応、1日1投稿を守れています。
※深夜に更新して、1日2投稿になってしまった日もありますが…。
さて、初期に書いた記事でご紹介したいものがございます。
いや今だって十二分に初期段階ですが。
この同窓会コンサルタントのブログは、
・参加者
・幹事
・役員
これらの方のそれぞれの目線から、「同窓会をもっと楽しく。」をテーマに綴っています。

その後壮大な計画があるのですが、それはいずれ。

イトウ

むふふ。
本日は「同窓会を開催する際の経費を考える」をテーマに書かせていただきます。

同窓会開催の流れを確認

さて、同窓会の開催までの流れなのですが、以前の記事では6段階で書き記しております。
  • STEP.1
    幹事決定
    まずは仲間を見つけて。
  • STEP.2
    ターゲット設定・予算確認
    目標人数や、参加条件を決めます。
  • STEP.3
    日時設定
    忘れちゃいけないのがコレ。
  • STEP.4
    集客・人集め
    あとはひたすら人集めです。
  • STEP.5
    場所の決定
    4と同時並行で進めていきましょう。
  • STEP.6
    企画内容
    楽しいのことは最後に。
  • STEP.1の幹事決定=人事に関しては以前にも記事を書いておりました。
    その他、日時設定と集客を書いたのがこちら。
    そうです。
    なんとSTEP2を飛ばしていたのです。

    イトウ川淳二

    普通に更新していたハズなのに 怖いな~怖いな~。
    と、いうことで本日はSTEP2「ターゲット設定・予算確認」がテーマです。
    予算を踏まえたうえで、目標人数や、参加条件を決めていきます。
    これですね。
    言い訳ではないんですが(言い訳をするんですが)、お金の計算って、結構大変じゃないですか。
    元々営業畑の人間なので、人集めとかの方が好きなんですよね言い訳をするんですが

    イトウ

    こういう人は、細かい計算ができる方を幹事のパートナーに選んでください。笑

    経費の内訳を考える

    さて、簡単な経費を考えましょう。
    私は10人から、その学校の全卒業生を対象としたホームカミングデーまで手がけたことがございますが、
    根本は変わりません。
    まず、収入です。
    基本は、参加費×参加卒業生数=収入
    となるわけです。
    で、支出にかかるのはこんな感じ。
    ・参加者の飲食代、場所代
    ・先生や子供など、お金を取らない人の飲食代、場所代
    ビンゴや記念品代
    ・備品代(席札、名札、文具代)
    ・プロジェクターや音響などのや設備利用費
    ・予備費

    イトウ

    めっちゃある!

    ぱっと見ただけでも、支出の方が項目が多いですね。

    つまりは、お店に支払う飲食代が5,000円程度でも、参加費だけで賄うなら2000円ほど多くは集金する必要が出てきます。

     

    備品やプロジェクターなどは小さい会場では使わない、持参するなど方法はあります。

    それでもドタキャンや予期せぬ事態に備えて予備費は準備しておいた方が賢明です。

     

    ホテルや専用ホールの支払いに注意

    ホテルや専用ホールは頭金を求められる事が多く、先払いできるだけの資金が必須です。
    昨年とある同窓会様周年事業にて400名規模のパーティーを某一流ホテルで開催しました。
    その際の概算の予算は、
    単価1万円×400人+諸経費で約500万円。

    この同窓会様は内部留保金があり、卒業生への還元、という事で比較的資金には余裕があったようです。

    そちらは開催のひと月前に、上記の500万円を振り込み、
    同窓パーティーが終わった後に、差額をお支払い、もしくはお戻し頂くという流れでした。

     

    イトウ

    残念ながら、当日は台風が来てしまい参加者が減少。 ドリンクが飲まれなかった事もあり、60万程が戻されました。

     

    資金に余裕があったので、参加費を「気持ち頂く程度」に設定しており、収入にさほど影響はありませんでした。

    ※当初からこのような収入を度外視して、一人でも多くの方に同窓会に来ていただく、という目的で進めていらしたので、会自体は大成功です。

     

    こちらの同窓会様は余裕があったからよかったものの、当初から参加費を目当てに企画を進めていたら大変なことになっています。

     

     

    大型パーティーを行う為には、まず資金の確保が前提となります。
    今回のように来場者は当日になってみないと分かりませんから、当日参加費を集めることはリスクが伴います。

     

    とはいえ、事前支払い制にすると、面倒に思う方もおり、参加者は減る傾向にあります。

    参加費の設定と、集金方法はバランスが一番大切なのです。

    イトウ

    キャッシュレス化も進んでますし、この辺りは多々検証していきたいと思います。

    居酒屋や小規模なお店で行う場合

    上記は数百名以上の規模で行う場合の話ですが、同窓会の多くはクラスや学年単位で開催されます。

    ボリュームゾーンでいえば20名~50名といったところでしょうか。

     

    これくらいの規模であれば、対応できる居酒屋や飲食店は多々あります。

    貸切ってもいいですし、リーズナブルに収めるなら、お座敷の居酒屋でも結構です。

     

    この場合はドタキャンであっても、お料理代のみ請求されるケースが多いです。

    事前にキャンセル料の確認をしておきましょう。

    居酒屋なら、

    お料理代+飲み物代(飲み放題)

    と分かれているケースが多く、この場合キャンセルとなって払うのは食事代だけとなります。

    3,500円のコースでしたら、2,500円が料理代、1,000円が飲み物代といったところでしょうか。

    ドタキャンでの予備費を少なく見積もれるので、会費自体も少なめで徴収することができます。

    参加率を上げるためにもできる限り参加費を低くしたいものです。

     

    最後に

    いかがでしょうか。

    予算の簡単な考え方を書かせていただきました。

     

    本日のまとめは以下の通り。

    ・会費は飲食代に加えて、予備費を考慮し、1000~2000円多く回収する

    ・ホテルや専門ホールでは支払い形式に注意する

    ・居酒屋で行う際には、キャンセルの内訳を確認する

    この3点にまず注意して、STEP3、日時の決定に進みましょう!
    同窓会の準備期間と開催日を考える【避けた方がいい日は?】

    会費は可能な限り低く設定することで、参加者が増えていきますから、適切な価格設定を心掛けましょう!

     

     
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