同窓会の開催日を延期… 謝罪文で気を付けるべき3つのこと 【メール・SNS編】

こんにちは!同窓会コンサルタントのイトウ(@dosokai_ito )です。
 
 

実は最近、やらかしました。

自身が企画した同窓会を延期したのです。

イトウ

同級生の皆、本当にごめんなさい!
同窓会コンサルタントが本気を出して同窓会を開きます!

理由は以下の2つ。

大切なお仕事が続々入り、プライベートの同窓会にまで時間を割けなかった。

他にメインの幹事を務められる人間がいなかった。

同窓会コンサルタントとして、本当の本当にあるまじき行為ですが、実はわかっていたんです。

私もこの時期はお仕事が多く入るという時期だという事を…。

そして案の定、絶対に外せないお仕事がプライベートの同窓会日とバッティング。

以前こんな記事を書いたにもかかわらず、自分自身が失念しておりました。

イトウ

自分自身もこの業界の端くれであることを…。
同窓会に恩師を呼ぶためにオススメの月を紹介します!【高校・大学編】

本日は、あまり気が進みませんがタイトルの通り。

やむを得ない理由で延期(キャンセル)する際の対処法をお教えします。

先生への謝罪文

下記、私がつい最近お送りした文です。

丸パクリOKですので、どうしてもって時にご活用くださいませ。

○○先生

お世話になっております。○○大学○○学部○期卒業生の○○です。

本日は同窓会の件で連絡差し上げます。

本件、大変恐縮ながら○月ごろに延期をさせて頂けないでしょうか。

急きょ重要な仕事が入り、

幹事である私が○日に対応せざるをえなくなりました。

他の人間に幹事を打診したのですが、

急な話で中々に都合が合わず、また時期をあけた方が参加者も増えるとの意見も多く、

今週末は見合わせた方がよいと判断させて頂きました。

こちらからお声がけしたのにも関わらず、

誠に申し訳ございません。

急遽の連絡となり、重ね重ねお詫び申し上げます。

何卒、宜しくお願いいたします。

イトウ

先生、本当にすいません!

今回私がお声がけした先生は3名。

上記の文言をベースにし、追伸をつけました。

追伸では、下記のように簡単な近況報告を入れております。

○○君が先生にお会いしたいと言っていました。

××さんが先生にお話したいことがあるようです。

皆とはきちんと連絡を取り、その上で次回必ず開きますので、ご容赦ください…というニュアンスです。

このワンクッションを入れるだけで、無機質な言葉が変わりますから、次回への参加要請をお願いしやすくなります。

イトウ

先生方もすぐにお返事をくださり、お許しいただけました。

同級生への謝罪

続いて、同級生への謝罪です。

今回はLINEで連絡を取り合っており、参加表明をしてくれた方には1人1人謝罪のメッセージを送りました。

今回の参加者は約20名。

一斉に送ればいいじゃん!

というご意見もあるかと思いますが、謝罪の基本はやはり1対1です。

今は移動の最中でも連絡が取れますから、こういう時こそ丁寧な対応を心掛けましょう。

○○さん

○○学校同級生の××です。

ご連絡が遅くなりました。
○○学校同窓会に参加希望と出されていただいた方に連絡しております。

同窓会なのですが、大変恐縮ながら〇月ごろに延期させて頂けないでしょうか。

私自身、急きょ大切な仕事が入り、
土曜日も対応しなければならなくなりました…。

他の人間に幹事を打診したのですが、
急な話で中々に都合が合わず、また時期をあけた方が参加者も増えるとの意見も多く、今週末は見合わせた方がよいと判断させて頂きました。

こちらからお声がけしたのにも関わらず、
誠に申し訳ございません。

その上で、差し支えなければ下記URLより次回開催希望の日程を教えて頂けないでしょうか。

https://………..

急遽の連絡となり、重ね重ねお詫び申し上げます。
近く延期日を設定しますので、引き続き宜しくお願いいたします。

概ね先生方と同じ文章をお送りしています。

同級生とはいえ、謝罪はきちっとせねばなりません。

仲の良い友人には

「〇日、仕事入ったわ…」

と軽いジャブを入れつつ、謝罪につなげていきます。

また、この際に次回開催日のアンケートをとりました。

こうすることでキャンセルではなく、あくまでも延期であるというアピールができます。

キャンセルの場合や、開催の目処が立たない場合は次回開催日を聞くのではなく、「折を見て開催する」といった文言に切り替えましょう。

イトウ

次こそ絶対に開催するぞ!

まとめ

いかがでしたでしょうか。

同窓会に限らず、身内で行うものであっても、イベントの開催は極力避けたいもの。

まずは余裕を持ったスケジュールで進めてください。

それでもやむを得ず延期するなら…。

  1. 丁寧に一人一人に事情を伝える。
  2. 次回の開催をお伝えする。
  3. そして誠心誠意謝罪する。

これらを忘れずに、文章を作ってみてください。

きっとお相手にも伝わるはず。

イトウ

同級生の皆、少しだけ待っていてください!

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