同窓会事務局長の仕事って何ですか? 【勝手に回答シリーズ】

こんにちは!同窓会コンサルタントのイトウ(@dosokai_ito )です。
 
 
本日もネット上で同窓会についてお悩みの方を見つけました。

 

イトウ

誰も回答していない。と、いうことは。

 

 シュバババ!!

要約しますと、
友人が同窓会事務局長の就任を打診されています。
1 同窓会事務局長の仕事内容とは?
2 断る口実はありますか?
3 引き受けたときのメリットを教えてください。
4 引き受けて大変だったことを教えてください。
経験者の方、教えてください。

ふっふっふ。

イトウ

私、同窓会会長、事務局長経験者です。
こちらお答えさせて頂いてよろしいでしょうか。
※ヤフー知恵袋の規約上、リンクを張ることを許可されていますので、お答えさせていただきました。

同窓会事務局長の仕事内容とは?

どうやら質問者様のご友人が仕事内容も告げられず、
同窓会事務局長就任の打診をされたそうです。

 

誘い文句は「お手は煩わせませんので」。

イトウ

よく聞く話ですね。え、私だけ?
同窓会はその学校の規模感にもよりますが、
身内で行っているところは、どこも人手不足は否めないと思います。

 

本当に手を煩わせていないのは、
組織が確立され、実務作業を学校側の教職員や業者へ外注しているところでしょう。

 

実際のお仕事は、組織が確立されているか否かで異なります。

 

確立されていれば、事務「局長」ですから、
会長や学校側からの依頼を事務員に依頼し、
下や業者から上がってきたものを正しく判断するのが仕事です。

 

そういった意味では、「手は煩わせない」のかもしれません。

 

ただ、身内で行っているならば自分たちで全てを行う必要があります。
と、なると事務局長のお仕事は実務+判断だと思います。

 

実務は大きく分けてこんなところでしょうか。
・会議準備
・会計関連
・イベント関連
・会報誌・広報関連
・総会関連
・学校支援関連
※それぞれの詳細は下記ご参照ください。

イトウ

結構やることあるんですよねえ…。

断る口実はありますか?

法人化していなければ、PTAと同じ任意団体です。
当然ながら強制することはできません。

イトウ

いや、民間企業でも強制はアウトですが…。
現在、仕事や家庭で手一杯である、開催する日には集まれない。
ということを誠実に伝えるのが結局一番かと思います。
急に頼まれたくらいですから、ダメもとで誘っている可能性も。

イトウ

無理なら無理で、他の方へ依頼されるでしょう。

引き受けたときのメリットを教えてください。

社会に出てからも母校に関われるってのは、意外と楽しいものです。
また、学校関係者や後輩からお礼を沢山されますから、自尊心もくすぐられます。
今まで関わってこなかった方々と出身校が一緒というだけで一致団結できる
社会に出ると、損得ありきでコミュニティが生まれます。
損得勘定抜きで、様々な世代の方と関われたのは貴重な経験でした。

 

もう一点。

 

同期と引き受けたのですが、この同期とは在学時代以上に親密になれました。

 

仕事レベルで付き合える親友=戦友が、
社会人になってからできたのは同窓会があったからだと思います。

引き受けて大変だったことを教えてください。

色々ありますが、一番は引継ぎがなかったことでしょうか。

 

企業ではないので、引継ぎも義務ではありません。
引継ぎがされていない状況では全てを自分達で組み立てる必要があります。

イトウ

私はこれでヒイヒイ言っていました。

 

きちんと引き継いでくれたり、前任者が会に残ってくだされば問題ないと思います。

 

またボランティアで集まっている団体ですと、
頑張ってくださる方ほど軋轢を生みますから、丁寧に接しなければなりません。
私は熱心に頑張っているのに、なぜ皆は頑張らないんだ!
という方がボランティア団体ではどこにもいる気がします。

イトウ

企業なら、仕事できる人ほど評価されますが…。

 

頑張り方は人それぞれ。
お給料が出ていなかったらなおさらです。

イトウ

皆で仲良くしつつ、前を向ける組織にしたいですね。

 

ちなみに自身の組織は、
大変なことをITとアウトソーシングで効率化していったので、
実は今、そんなに苦労していません。
最初が肝心です。

 

こんなところでしょうか。
いずれにしろ、ご友人にご無理が無いと良いですね。

 

イトウ

強くは勧めないですが、楽しい部分もあることが少しでも伝われば!
 
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